Das papierlose Büro! Wunschtraum oder einfach umzusetzen?
Tattoosafe geht der Frage auf den Grund …
Weniger Papier bedeutet weniger Müll!
Du benötigt keine ausgedruckte Rechnung,
um die Rechnungsinhalte zu überprüfen,
sie für eine Überweisung griffbereit zu haben oder
sie abzuheften.
Die Zukunft funktioniert digital! In vielen Fällen ist eine entsprechende Rechnung per Mail völlig ausreichend. Aus diesem Grund dämmen wir den Papierwahnsinn ein. Danke für Dein Verständnis! Oder verstehst Du die Aufregung um das Thema Papiermüll nicht so wirklich? Dann kommen hier Fakten und weitere Tipps für Deinen Umgang mit Papier in Deinem Tattoostudio.
Die Deutschen verbrauchen am meisten Papier pro Kopf!
Dieser Rekord ist wahrlich kein Grund, um zu feiern. Der Pro-Kopf-Verbrauch an Papier, Pappe und Karton ist bei uns Deutschen mit 241,7 kg pro Kopf im Jahr 2018 so hoch wie in keinem weiteren Land der G20 Staaten gewesen. Man muss erwähnen, dass sich diese Zahl nicht alleine auf Papier bezieht sondern ebenfalls auf Papierverpackungen, die durch den rasanten Anstieg des Onlinehandels stark zugenommen hat.
Quelle: ZDF
Wir haben einige Tipps für Dich zusammengestellt, um Papier einzusparen:
- erst denken, dann drucken
- Unterlagen digitalisieren
- beidseitig drucken
- lösche große Bilder und Grafiken aus dem Dokument, um den Inhalt zu komprimieren
- falls nicht alles auf eine Seite passt, verkleinere einfach den Inhalt und drucke mit einfachem Zeilenabstand
Idee papierloses Büro
Tipps zum Einsparen von Papier ist die eine Sache - das papierlose Büro geht noch einen Schritt weiter. Hier werden wirklich nur noch Papiere ausgedruckt, die zwingend als Ausdruck bereitstehen müssen. Ansonsten werden sämtliche Angebote, Rechnungen, Notizen, Lieferscheine, der gesamte Schriftverkehr zwischen Dir und Deinen Kunden/Kundinnen und Lieferanten/Lieferantinnen digital verwaltet. Wir zeigen Dir, wie Du es schaffen kannst! Du musst dazu Zeit investieren, Dein Studio und Dein Personal digital fit zu machen. Das Endergebnis kann sich allerdings sehen lassen. Du schonst die Umwelt und sparst Unmengen an Papier sowie Druckertinte ein und Du sparst Geld und gewinnst ein nie da gewesenes System. Mach Ordnung in Deinem Tattoostudio!
Die Vorteile auf einen Blick:
1. Du führst ein nachhaltiges Studio, das ressourcenschonend handelt, denn weniger Papier, Druckertinte, Technik im Sinne von Hardware und Strom wird benötigt.
2. Du sparst Kosten ein: Hardware und Tinte, Papier, Möbel zur Aufbewahrung, Aktenordner und Büro-Accessoires wie Heftgerät, Locher, Klebestifte, Büroklammern etc.
3. Du hast überall digitalen Zugriff auf die auf einem Server oder in einer Cloud gespeicherten Dokumente. Sehr interessant für Tätowierer*innen, die häufig auf Conventions arbeiten oder überall auf der Welt arbeiten, denn so ist man flexibel. Mehr Zeit für die Entwicklung neuer Artworks haben und weniger Gedanken an Papier & Co. verschwenden. Hinweis: Um die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einhalten zu können empfehlen wir Dir, einen Anbieter für Cloud- und Serverprodukte mit Sitz in Deutschland bzw. Europa zu wählen.
4. Digitaler Austausch beschleunigt gemeinsame Projekte mit anderen Studios oder von Projekte verschiedener Tattookünstler*innen.
5. Du benötigst weniger Platz in Deinem Studios, um Ausdrucke/Papiere/Dokumente zu archivieren.
6. Du sparst Zeit bei der Suche nach Dokumenten, denn kein Aktenordner muss mehr durchsucht werden. Optimal benannte Dateien findest Du schnell wieder.
Der Weg zur digitalen Bürofreiheit
Ist-Zustand
Am Anfang steht auch bei diesem Projekt die Analyse des Ist-Zustandes. Was für Unterlagen druckst Du aktuell in Deinem Tattoostudio aus? Wie findet Kontakt mit Deinen Kunden/Kundinnen statt? Wie händelst Du Deine Buchführung? Kannst Du jetzt bereits gelernte, veraltete Arbeitsmethoden erkennen und sie nachhaltig digital anpassen?
Kundenanfragen digital abspeichern
Eine Idee, die wir Dir bereits hier und jetzt ganz einfach mit auf den Weg geben: Schreibe Kundenanfragen digital in eine Notiz und verwalte diese Anfragen auf Deinem Rechner. Handgeschriebene Infos landen schnell im Papierkorb. Schließe Deinen Drucker im Keller oder dem entlegenstem Raum in Deinem Refugium an. Je länger der Weg, desto weniger gern wirst Du ihn gehen und somit lieber auf einen Ausdruck verzichten.
Terminplanung
Durch die Arbeit mit einem digitalen Terminkalender entlastest Du Deinen Kopf, wirst erinnert und stellst dieses Wissen für alle Mitarbeiter transparent zur Verfügung. So wissen alle Beteiligten, was ansteht, können sich auf Zeiträume mit hohem Arbeitsaufkommen rechtzeitig einstellen. Oder können Dich vertreten, falls Du ausfällst und umgekehrt.
Ordnerstruktur
Für optimale Ordnung in Deinem System ist eine einheitliche Ordnerstruktur mit einer einheitlichen Benennung wichtig. Briefe Deine Mitarbeiter*innen in Deinem Studio, so dass Dokumente leicht gefunden werden.
Vervollständige Deine digitale Arbeitswelt
Indem Du bereits vorhandene Dokumente in Papierform digitalisierst schaffst Du es, das Gestern mit dem Heute und Morgen zu verknüpfen. Der Arbeitsaufwand ist erstmal hoch, sämtliche Angebote und Rechnungen, Vorlagen oder Belege sowie Arbeitsverträge zu scannen und in Deine Ordnerstruktur einzubinden, aber nur so schaffst Du den digitalen Übergang. Wichtig für Dich zu wissen: Dokumente mit Siegeln, Wasserzeichen, Gerichtsurteile etc. musst Du immer im Original aufbewahren.
Los geht es - Angebote/Rechnungen/Schriftverkehr digital verwalten
Jetzt bist Du vorbereitet. Ab sofort kannst Du Angebote in gängigen Programmen erstellen und als digitales Dokument per Mail an Deine Kunden/Kundinnen verschicken, danach im entsprechenden Ordner abspeichern. Du willst Dich noch besser organisieren? Dann kaufe Dich bei einem Anbieter für Bürosoftware ein, wie z.B. Lexware, Microsoft Office, Google Docs etc. und verwalte Dein Tattoostudio dort.
Teile uns gerne mit, was Du bereits in Deinem Studio für Papiereinsparungen vornimmst, wie papierlos bist Du unterwegs? Hast Du weitere Tipps für die Tattoosafe Community? Das Thema liegt uns am Herzen und wir möchten gerne mehr über Deinen Spirit zu nachhaltigem Handeln in der Tattooszene wissen.
Greenweek für den Umweltschutz
Im Herbst 2022 werden wir die nächste Greenweek veranstalten und wieder ein spannendes und vor allem nachhaltiges Projekt finanziell unterstützen. 2021 sind wir auf den Verein everwave aufmerksam geworden, der mit entsprechenden Müllsammelbooten und allerhand Technik drum herum Müll aus Flüssen sammelt, um ihn daran zu hindern, weiter in die Meere zu gelangen. Unsere letzte Spende ging in Höhe von 1.500 Euro an die Aachener Umweltschützer, die mit Leib und Seele daran arbeiten, die Welt ein Stück sauberer zu machen.
Welche Projekte unterstützt Du? Schick uns eine Mail. Wir suchen nach umweltbewussten Vorhaben, die wir supporten können.
Danke für Deine Hilfe!
Dein Team von Tattoosafe